El presente manual tiene como finalidad dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; también desarrolló el alcance del derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. Este derecho constitucional conocido como habeas data, confiere a los ciudadanos la posibilidad de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos y, en ese orden de ideas, la ley 1581 de 2.012 consagra mecanismos y garantías que permiten el pleno ejercicio del mencionado derecho.
Dando cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus clientes, proveedores y colaboradores, ha adoptado las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información, para garantizar que el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles se ajuste a las disposiciones legales vigentes.
ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS debidamente autorizadas para su funcionamiento, por la Superintendencia de Sociedades, es responsable del tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus clientes, prestadores, proveedores y colaboradores, sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.
A través del presente manual, se instrumentalizan los procedimientos para la recolección y tratamiento de los datos personales en los términos establecidos en la Ley. Se integra al presente manual los anexos y modelos a través de los cuales se obtiene la autorización por parte del Titular de la información, la cual adecua a las necesidades propias de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS.
ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIONES.Las presentes definiciones se relacionan con el significado que se les debe dar a los términos dentro del presente documento.
a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
b) Base de Datos: Es el conjunto de datos personales que son objeto de Tratamiento sin importar la modalidad del mismo.
c) Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
d) Dato Personal: Es cualquier información relacionada o relacionable a una persona natural.
e) Dato Público: Es aquel que la ley denomina como tal, o el que reposa en registros, certificados, documentos o Bases de Datos con carácter público.
f) Dato Sensible: Es el dato personal relacionado con la intimidad del Titular o que puede dar lugar a discriminaciones o tratos diferenciados. También forman parte de esta categoría los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
h) Autorizado: Es la persona y sus dependientes que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
i) Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
j) Responsable de Tratamiento: Es la persona, autorizada por el Titular, que administra y toma decisiones respecto de la Base de Datos.
k) Titular: Es la persona natural a quien se refieren los datos que reposan en la Base de Datos, y el objeto de protección de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
l) Transferencia: Es la comunicación de los datos personales entre el Encargado y el responsable del tratamiento.
m) Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento de datos personales.
n) Tratamiento de Datos Personales: Es toda acción encaminada al procesamiento de Bases de Datos, así como también su transferencia a terceros.
ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETO. La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto desarrollar el procedimiento para recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad sobre datos personales, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
ARTÍCULO TERCERO: SUJECIÓN A DISPOSICIONES LEGALES. ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS manifiesta que las directrices para el Tratamiento de datos personales serán las dispuestas por las normas vigentes en la materia.
ARTÍCULO CUARTO: FINALIDADES DE LOS DATOS RECAUDADOS. Todos los datos que ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS recauden, están encaminados a: i) Generar y administrar el acervo de toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, comerciales, civiles, laborales, y en general toda obligación que ataña a ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS; ii) Administración de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS y gestión de información respecto de sus clientes, empleados, contratistas, proveedores, accionistas y otros grupos de interés; remisión de información, por cualquier medio de comunicación existente en el momento, sobre ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS y/o sus aliados comerciales o información que pueda ser de interés de quienes se encuentren registrados en las bases de datos; envío de felicitaciones por fechas especiales; realizar grabaciones con fines de seguridad; tener registro de los visitantes que ingresan a las instalaciones de la constructora con fines de seguridad; gestión de riesgos y emergencias; envío de informes y/o dar cumplimiento a exigencias legales y/o requerimientos de autoridades judiciales; mantener contacto permanente con clientes, contratistas y todos aquellos grupos que intervengan en la ejecución del objeto social y de la actividad comercial de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS en virtud de la relación existente; desarrollar tecnologías, servicios o planes que representen un mejor servicio para todos los grupos de interés de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS. iii) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS; iv) Conservar el archivo físico o digital por el tiempo legalmente requerido de tal forma que puedan ser consultados posteriormente por el Titular o una autoridad; v) Transferencia y transmisión de las Bases de Datos cuando sea necesario para cumplir con los demás fines previstos en el presente artículo; vi) Las demás actividades necesarias para la ejecución del objeto social y la actividad comercial deESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS.
ARTÍCULO QUINTO: PRINCIPIOS. Los principios que se indican en el presente artículo son los lineamientos que serán respetados por ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, administración de los datos personales:
● Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos personales: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada por ley, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
● Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a las finalidades establecidas en el artículo cuarto del presente documento.
● Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
● Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
● Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
● Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales y las Bases de Datos sólo podrá hacerse por ESCAMERICA S.A.S S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS o quien esta delegue según la autorización brindada por el Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en medios de acceso público y difusión masiva. En caso de almacenarse en la nube, softwares o mecanismos similares, estos tendrán acceso restringido y no serán de carácter público.
● Principio de seguridad: ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, brindarán condiciones mínimas de seguridad para proteger la información contenida en sus Bases de Datos, para el efecto se implementarán medidas básicas de archivo respecto de los documentos físicos y sistemas de seguridad digital como anti-virus y/o almacenamientos en la nube para los archivos digitales.
● Principio de confidencialidad: Por regla general y salvo lo dispuesto en la Ley, en el respectivo contrato, o en la presente Política (con la autorización del Titular en los últimos dos casos) la información y los datos personales serán de tratamiento confidencial.
ARTÍCULO SEXTO: DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES. De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos: i) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, o los encargados del tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; ii) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria; iii) Presentar solicitudes ante ESCAMERICA S.A.S S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, y a que éstas le entreguen tal información; iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley; v) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en la base de datos del Responsable; vi) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013; vii) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información; viii) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones; ix) Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares; x) Conocer a la dependencia o persona facultada por ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus datos personales.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que tengan la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro. Las peticiones podrán radicarse físicamente o vía correo electrónico según los datos del encabezado
ARTÍCULO SÉPTIMO: ENCARGADO Y RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS será directamente quien fungirá como Responsable y como Encargado del Tratamiento de datos personales; en su interior podrá delegar cualquier área, dependencia o persona para tales efectos. En general ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS se compromete a: i) Recibir las solicitudes de los Titulares de datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o este documento, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley; ii) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley. Los datos de contacto con ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS son los indicados en el encabezado.
ARTÍCULO OCTAVO: MECANISMOS DE PROTECCIÓN DEL TITULAR. El titular podrá reclamar sus derechos, surtiendo para el efecto los siguientes procedimientos:
8.1. Consultas: ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS.
Cualquiera que sea el medio, ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS guardará prueba de la consulta y su respuesta. a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS y se le hará conocer al solicitante. b) El Responsable de atender la consulta, dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS. c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para comunicar su solicitud. d) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS.
8.2. Reclamos: ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS disponen de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de: (i) Datos personales Tratados por ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:
● Deberá dirigirse a ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS por vía física a la dirección calle 4 # 9-85 Centro Histórico Popayán Cauca.
● Correo electrónico d.organizacional@escamerica.edu.co
● Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.
● Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
● Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
8.2.1 ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
8.2.2 Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8.2.3 Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de ESCAMERICA S.A.S Y SUS EMPRESAS VINCULADAS, donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
8.2.4 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VIGENCIA. Esta Política rige a partir del veinticuatro (24) de Agosto del año dos mil dieciocho (2018). Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.
